Attraktive und sichere Arbeitswelten
Pflegekräftemangel, Fachkräftemangel, Ärztemangel: Die aktuellen Probleme am Arbeitsmarkt treffen natürlich auch die Häuser zum Leben. Wir sind ständig auf der Suche nach neuen Kolleg*innen. Dank unterschiedlicher Recruiting-Programme, hohem Engagement in der Lehrlingsausbildung und Mitarbeiter*innen, die uns weiterempfehlen, freuen wir uns stets über Zuwachs in der großen KWP-Familie.
Wer den Weg zu uns sucht und findet, wird schnell erkennen, dass Sicherheit nicht nur in der Betreuung unserer Kund*innen eine große Rolle spielt, sondern auch intern gelebt wird. Das KWP mit seinen Häusern zum Leben und Für die Menschen Attraktive und sichere Arbeitswelten den PensionistInnenklubs bietet allen Mitarbeiter*innen sichere und attraktive Arbeitswelten. Wir investieren viel in die Aus- und Weiterbildung, in die Gesundheitsförderung, in die Unterstützung in schwierigen Situationen und auch in Aktivitäten, die einfach mal Spaß machen dürfen. Und wir haben mit der Stadt Wien eine Eigentümerin, die uns unterstützt, schätzt und hinter uns steht.
Unsere Mitarbeiter*innen sollen sich beim KWP geborgen, sicher und gehört fühlen. Nur so sind sie auch in der Lage, das Beste für unsere Kund*innen zu geben. Sie sind es nämlich, die sich tagtäglich um die Bewohner*innen kümmern, die die bunten Programme in den Klubs organisieren, die zuhören, die mit kulinarischer Finesse für Spaß am Essen sorgen, die die Häuser samt der Technik am Laufen halten und ständig verbessern und die im Hintergrund alles organisatorisch zusammenhalten. Mit der Neuorganisation des nun eigenständigen Bereichs Human Resources und der Etablierung der Abteilung miteinander im Jahr 2021 sind wir spürbar näher dran an den Bedürfnissen, Sorgen und Wünschen unserer Kolleg*innen. Die Angebote werden immer besser angenommen und laufend ausgebaut. Gleichzeitig haben wir im vergangenen Jahr die regelmäßigen Mitarbeiter*innengespräche wieder eingeführt, um individuell die besten Lösungen zu finden und Potenziale zu erkennen und zu fördern
Große Beteiligung bei der Gesundheitsbefragung
Wer, wenn nicht die Betroffenen selbst, kann diese Frage beantworten? Daher haben wir – gemeinsam mit der Wiener Gesundheitsförderung (WiG) – im vergangenen Jahr eine Gesundheitsbefragung unter allen Mitarbeiter*innen des KWP durchgeführt. Denn: Nur was die Menschen auch wirklich wollen, hat Aussicht auf Erfolg. Die Antworten wurden nach Arbeitsort und Tätigkeitsbereich detailliert ausgewertet. Das ermöglicht die Planung von spezifischen Maßnahmen in den jeweiligen Einheiten. Neben den physischen Belastungen wurde in der Evaluierung besonderes Augenmerk auf mögliche psychische Belastungen gelegt – gerade nach der Pandemie ein ganz wesentliches Thema, da sich die Arbeitswelten, Wünsche und Bedürfnisse für viele Kolleg*innen verändert haben.
Je nach Tätigkeitsbereichen variieren die Antworten und Wünsche. Viele regten zum Beispiel eine „Aktive Pause“ während der Arbeitszeit an. Das Thema gesunde Ernährung steht ebenfalls auf der Wunschliste. Hier geht es vor allem um Informationen zu gesunder Ernährung im Allgemeinen sowie um Tipps rund um die Sporternährung. Positiv aufgenommen wurde auch das von der Betrieblichen Gesundheitsförderung eingeführte „Café Roulette“, wo man sich mit Kolleg*innen aus anderen Abteilungen und Fachbereichen zum Austausch trifft.
Gesundheitszirkel als zentrales Instrument
Parallel zur großen Gesundheitsbefragung haben wir als operatives Instrument in der Gesundheitsförderung die neu erarbeiteten und digitalisierten Gesundheitszirkel in den Häusern zum Leben etabliert. Hier werden – unter Teilnahme der Mitarbeiter*innen – verschiedene Themen eingebracht, diskutiert und bearbeitet. Bei der Gesundheitsbefragung haben 320 Personen angegeben, mindestens einmal schon an einem Zirkel teilgenommen zu haben. 98 Prozent der eingebrachten Themen wurden auch behandelt. Die erarbeiteten Lösungen richten sich nach den vorhandenen Ressourcen. Durch die Digitalisierung wurde die Grundlage für eine transparente Abarbeitung und Dokumentation geschaffen.
Gemeinsam radeln und laufen
Mit guten Ideen in Bewegung kommen. Das haben initiative Mitarbeiter*innen im vergangenen Jahr in die Tat umgesetzt. Sie haben eine Kampagne zum aktiven Arbeitsweg gestartet und die Teilnahme an Lauf- und Walking-Events organisiert. Besonderen Zuspruch hatte die Aktion „miteinander radeln“, bei der Mitarbeiter*innen aus 17 unterschiedlichen Arbeitsorten teilnahmen. Von Mai bis Dezember haben sie 4.851-mal den Arbeitsweg auf dem Rad zurückgelegt. Das waren insgesamt 39.793 Kilometer, was einer CO2 -Einsparung von 5.850 Tonnen im Vergleich zur Autofahrt entspricht. Bei Lauf- und Walking-Events waren mehr als 160 Kolleg*innen dabei. Die Nenngelder für den Vienna Night Run und den Vienna City Marathon hat der Betriebsrat übernommen.
Arbeitsmedizin als Dauereinrichtung
Als Erfolg hat sich die Entscheidung entpuppt, die Arbeitsmedizin neu zu organisieren. Seit 2021 sind zwei Arbeitsmedizinerinnen fix angestellt. Sie sollen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter*innen langfristig gesund bleiben und damit Krankenstände verhindert werden können. Das Angebot wird dankbar angenommen. Unter anderem führen die Arbeitsmedizinerinnen Impfungen durch und stehen allen Mitarbeiter*innen für Fragen der Gesundheit mit Rat und Tat zur Seite.
Unterstützung nach längeren Krankenständen
Nicht jeder Krankenstand lässt sich vermeiden. Vor allem, wenn Kolleg*innen länger krank sind und so den Kontakt zur Arbeitswelt verlieren. Dann brauchen sie oftmals Unterstützung, wenn es im Alltag wieder losgeht. Im Jahr 2020 waren es noch 39 Personen, die dieses Angebot in Anspruch nahmen. Im vergangenen Jahr waren es bereits 76. Die Zahl der unterstützten Austritte nach einer längeren Krankheit konnte so von fünf (2020) und acht (2021) auf nur mehr drei im Jahr 2022 reduziert werden.
Neues Onboarding-Programm für neue Kolleg*innen
Der Eintritt in ein neues Arbeitsverhältnis ist oft mit Unsicherheiten und großen Erwartungen verbunden. Wir wollen, dass sich neue Kolleg*innen und Führungskräfte von Beginn weg wohl bei uns fühlen. Mit einem umfangreichen, gut begleiteten Onboarding unterstützen wir sie mit einem Rundum-Paket beim Start in der neuen Arbeitsumgebung. Aktiv und entspannt geht es bei der Welcome-Veranstaltung zu, wo sich die Neuen kennenlernen und vernetzen können. Hier gibt es Einblicke in die Häuser zum Leben, die Organisationskultur und die einzelnen Bereiche. Zusätzlich absolvieren die neuen Mitarbeiter*innen ein Onboarding-E-Learning und erhalten eine Willkommenstasche und -mappe mit den wichtigsten Informationen.
Neue Angebote und Formate erleichtern das E-Learning
Wer bereits in den Häusern zum Leben angekommen ist, weiß schnell das umfangreiche Weiterbildungsangebot zu schätzen. Verbunden mit der Digitalisierungsoffensive der vergangenen Jahre und durch die Pandemie haben wir das Angebot an E-Learning-Programmen weiter ausgebaut. Ein eigenes Team in der Abteilung Personalentwicklung und Recruiting erarbeitet in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen Konzepte und Inhalte für neue Kurse. Elektronisch und interaktiv können sich unsere Mitarbeiter*innen so neue Fähigkeiten und Qualifikationen erarbeiten. Die E-Learnings können in kleinen Einheiten absolviert, jederzeit wiederholt oder als Nachschlagewerk benutzt werden. In Vorbereitung ist eine eigene E-Learning-Plattform, bis dahin sind die einzelnen Programme auf unserem Intranetportal KWPedia abrufbar. Zuletzt wurde ein E-Learning für die Kundenadministration konzipiert, das mit hervorragenden Erklärvideos das Leistungsspektrum und Angebot für unsere Bewohner*innen in den Häusern zum Leben vermittelt.
Das digitale Arbeitszeitmanagement geht in die Pilotphase
Das 2021 gestartete Projekt digitales Arbeitszeitmanagement nähert sich den finalen Schritten. Dienstplanung, Zeiterfassung, Zeitabrechnung, Genehmigungsworkflows, Arbeitszeitreports, Urlaubsanträge und Dienständerungen – das alles wird künftig tagesaktuell und ohne Wartezeiten und komplizierte Anfragewege zur Verfügung stehen. Im vergangenen Jahr haben wir alle notwendigen Funktionen für das Zeitmanagementtool fixiert. Noch vor dem Sommer dieses Jahres startet die Testphase im Haus Rosenberg. Geschult wird nach dem „Train-the-Trainer“-Prinzip. Alle Führungskräfte werden zu Trainer*innen ausgebildet, um ihre Mitarbeiter*innen zu schulen und deren Fragen direkt beantworten zu können.
Mit dem Baby-Kit sicher durch die ersten Wochen
Die Unterstützung unserer Kolleg*innen endet bei uns nicht an der Ausgangstür der 30 Häuser zum Leben. Es gibt auch viele Herausforderungen aus dem privaten Bereich, die durchaus größere Auswirkungen auf das jeweils aktuelle Erwerbsleben haben. Eine davon ist die Geburt eines Kindes. Das KWP hat für Kolleginnen UND Kollegen, die Eltern werden, ein Baby-Kit zusammengestellt. Da gibt es nicht nur coole Gadgets wie zum Beispiel ein gebrandetes Babylätzchen, sondern auch viele Informationen über notwendige (behördliche) Schritte, Fristen und alles andere, was in den ersten Wochen nach einer Geburt zu tun ist. Da lohnt es sich, über (weiteren) Nachwuchs nachzudenken …
Ein Auszeichnungsreigen für die Häuser zum Leben
Die beste Motivation entsteht durch Anerkennung. Über die durften wir uns im vergangenen Jahr gleich mehrfach freuen. Auszeichnungen und Zertifizierungen von unabhängiger Seite für spezielle Projekte und für unsere allgemeine Arbeit zeigen uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind, und spornen uns an, noch besser für unsere Kolleg*innen zu arbeiten. Gleich zweimal wurden wir von der HR-Plattform kununu top-gereiht: Einerseits als TOP Company 2022 und 2023, andererseits als sechstplatziertes Unternehmen unter den 15 familienfreundlichsten Arbeitgebern Österreichs. Bei Best Recruiters 2022/2023 haben wir gesamt den 32. Platz unter 500 teilnehmenden Unternehmen erreicht. Im Branchenranking landete das KWP auf Platz 2. Das Projekt „Geteilte Führung“ brachte uns in der Kategorie Strategie, Leadership & Personalentwicklung Gold beim HR Award 2022 ein. Und auch das Gütesiegel für „Betriebliche Gesundheitsförderung“ konnten wir erneut bestätigen.
Kampagne gegen sexuelle Belästigung
Mit fast 5.000 Mitarbeiter*innen, rund 9.000 Bewohner*innen und 20.000 Klubbesucher*innen ist in den Einrichtungen des KWP viel los – und es treffen viele Menschen unterschiedlicher Gruppen und Berufe zusammen. Und wo Menschen sind, passieren leider auch immer wieder Übergriffe, die nicht geduldet werden können. Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz ist ein Thema, das alle betrifft. Wir haben uns entschlossen, offen darüber zu reden und haben eine unternehmensinterne Kampagne mit klaren Ansagen entwickelt. Sie dient dazu, Führungskräfte, Mitarbeiter*innen und Lehrlinge zu sensibilisieren und Betroffene zu stärken. Die Maßnahmen schaffen Klarheit und Sicherheit im Umgang mit sexueller Belästigung und dienen auch der Aufklärung und Prävention. Das hat auch die Jury des Wiener Gesundheitspreises in der Kategorie „Gesund in Einrichtungen und Organisationen“ überzeugt und uns dort den zweiten Platz eingebracht.
Wir sagen Danke!
Nachdem wir uns auch im vergangenen Jahr zum dritten Mal in Folge aufgrund der noch immer unsicheren Covid-Situation bei unseren Kolleg*innen nicht mit dem früher traditionellen Mitarbeiter*innen-Fest bedanken konnten, hat die Geschäftsleitung erneut die Aktion Superkraft durchgeführt. Die für das Fest vorgesehenen Mittel flossen in Superkraft-Gutscheine, die als Dankeschön für den großen Einsatz für unsere Kund*innen an die Mitarbeiter*innen verteilt wurden.
Das KWP unterzeichnet die Charta der Vielfalt
Die Charta der Vielfalt des Branchen- und Netzwerkmanagements Diversity der Wirtschaftskammer Wien ist eine Initiative zur Förderung der Wertschätzung gegenüber allen Mitgliedern der Gesellschaft. Sie ist ein öffentliches, freiwilliges Bekenntnis zu Diversität und ist bereits von fast 250 österreichischen Unternehmen und Institutionen unterzeichnet worden. Das KWP hat die Charta im vergangenen Jahr unterschrieben. Gleichzeitig hat sie 2022 auch wieder aktiv den Regenbogen-Monat begangen. Neun Veranstaltungen – Führungen, Vorträge, Gesprächsrunden und eine große Abschlussfeier – haben das Thema „Stolz auf Vielfalt“ bei Klubbesucher*innen, Bewohner*innen und Mitarbeiter*innen sichtbar gemacht.
Unsere Mitarbeiter*innen als Headhunter
Wer weiß am besten, wie es ist, beim KWP zu arbeiten? Natürlich jene, die bereits in unserem Team sind. Daher haben wir die Mitarbeiter*innen-werben-Mitarbeiter*innen-Aktion „Ich kenn’ da wen!“ gestartet. Bei einer erfolgreichen Anwerbung winkt den Tippgeber*innen eine Prämie. Die Aktion gilt für ausgewählte Stellen in der Pflege und Betreuung sowie ausgewiesene, schwer zu besetzende Schlüsselpositionen. So konnten aus 99 Empfehlungen schon 29 neue Kolleg*innen als fixe Teammitglieder übernommen werden.
Mehr als 1.000 Praktikumsplätze vergeben
Erfahrungen sammeln, den Berufsalltag und die Menschen im Betrieb kennenlernen, direkt mit Senior*innen arbeiten: Mit einem Praktikum in den Häusern zum Leben haben junge Menschen die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild von den Tätigkeiten bei uns zu machen. Und das in verschiedenen Bereichen: Wir ermöglichen hauptsächlich Praktika für Heimhelfer*innen, Pflegeassistent*innen, Pflegefachassistent*innen, Studierende der Gesundheits- und Krankenpflege, der Physiotherapie sowie der Ergotherapie. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Pflichtpraktika. Zusätzlich haben wir uns in den vergangenen Jahren immer wieder an Erasmus-Projekten beteiligt und Praktika im Zuge des Projekts „Migrants Care“ vom Wiener Roten Kreuz angeboten. Seit Kurzem bietet das KWP auch Sozialpraktika im Zuge der Ausbildung „Pflege mit Matura“ in Zusammenarbeit mit dem AWZ Soziales Wien an. Was uns besonders freut: Immer wieder begeistern sich Praktikant*innen für die Arbeit in den Häusern zum Leben und bleiben uns als reguläre Mitarbeiter*innen erhalten.
Recht, Compliance und Interne Revision im Wandel
2021 hat das KWP die organisatorischen Fundamente gelegt, im vergangenen Jahr haben die einzelnen Bereiche und Abteilungen konkrete Schritte gesetzt, um sich zu den Themen Recht, Compliance und Interne Revision neu aufzustellen und die von diesen drei Abteilungen aufgezeigten Änderungsbedarfe zu bearbeiten. Wo viele Menschen mit und für Menschen arbeiten, passieren Fehler, und hin und wieder kommt es zu Konflikten und Schadensfällen. Klare Regeln und Transparenz in der Praxis und in der Kontrolle können schwierige Situationen von vornherein vermeiden.
Die Rechtsabteilung des KWP wurde im vergangenen Jahr neu aufgebaut und konsolidiert. Die neue Struktur und Kommunikation innerhalb der Häuser zum Leben führte prompt dazu, dass die Sensibilität für die Abklärung rechtlicher Belange in der gesamten Organisation merklich höher wurde. Die Anzahl der Anfragen und Aufträge an die Rechtsabteilung stieg stark. Dazu kamen inhaltliche Schwerpunkte wie die rechtliche Begleitung bei der Einführung des 2022 in Kraft getretenen Sterbeverfügungsgesetzes, der Ausbau der vergaberechtlichen Beratung, datenschutzrechtliche Belange sowie der Ausbau der rechtlichen Kernthemen Gesundheitsrecht, Erwachsenenschutz und Heimaufenthaltsgesetz
Die Haltung, das Verhalten und die Entscheidungen des Einzelnen spielen in einer großen Organisation eine wichtige Rolle für das Gesamte: für den Unternehmenserfolg, für das Wohl der dem KWP anvertrauten Personen, für ein kollegiales, faires und harmonisches Arbeitsleben. Dafür braucht es Regeln, die in der Abteilung Compliance zusammenlaufen. Im vergangenen Jahr haben wir unsere entsprechenden Vorgaben weiter geschärft und das Bewusstsein der Mitarbeiter*innen diesbezüglich gesteigert. Für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen hat die Compliance-Abteilung fristgerecht ein neues Hinweisgebersystem – eine Whistleblower-Plattform – konfiguriert und in Vorbereitung. Hier können Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen und Angehörige vertraulich, datensicher und auf Wunsch anonym Hinweise zu Compliance-Verstößen melden. Die Plattform soll helfen, Fehler, Probleme und Risiken früh- bzw. rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Schritte ergreifen zu können.
Auch in der Abteilung Interne Revision ist 2022 einiges neu erarbeitet worden. Unabhängige Überprüfungen durch die Interne Revision sind immer wieder notwendig, um interne Prozesse laufend zu verbessern und die Häuser zum Leben und die PensionistInnenklubs noch effizienter und lebenswerter zu machen. Wurden früher Themenkreise oft nur in einzelnen Organisationseinheiten geprüft, gibt es nun auch verstärkt sogenannte Querschnittsprüfungen. Dabei wird ein klar definiertes Revisionsthema über eine größere Anzahl von Organisationseinheiten, zum Beispiel alle Häuser, geprüft. Mit dieser Methode kann man leichter festmachen, ob die Ursache festgestellter Mängel eher in der Organisationseinheit zu finden sind oder auf Ebene der fachlich zuständigen Servicestelle. Verbesserungsmaßnahmen können damit gezielter gesetzt werden.