Lebenswelten

Kund*innen

Auf sicherem Terrain mit der Corporate Governance

Der Rahmen unseres Handelns

Menschlichkeit, Innovation, Tatendrang und Aktivität prägen den Alltag in den Häusern zum Leben. Den Rahmen, der das gemeinsame Arbeiten und Leben regelt, Missbräuche unterbindet und Fehlentwicklungen erkennen und korrigieren lässt, bilden klare Vorgaben, Kontrolle und Transparenz – kurz der rechtliche Rahmen und die Einhaltung von Gesetzen und unternehmensweiten Regelungen.

Die Rechtsabteilung in den Häusern zum Leben

2023 hat erfreulicherweise neuerlich einen deutlichen Anstieg der Anfragen an die Rechtsabteilung und somit auch der erbrachten Leistungen gebracht, im Vergleich zum Jahr 2022 um rund 30 Prozent. Das Bewusstsein für die fachliche Abklärung rechtlicher Implikationen ist also deutlich gestiegen. Einer der Schwerpunkte neben den Serviceleistungen Rechtsberatung, Vertragsprüfungen, Forderungsabwehr und Betreuung von Gerichtsprozessen und Schulungen war die Vorbereitung und Umsetzung einer Satzungsänderung in den Häusern zum Leben. Diese widmete sich vor allem der Festschreibung einer überarbeiteten Corporate Governance. So wurde etwa das Thema Compliance umfassend in unserer Satzung verankert.

Stärkung der Compliance

Das Jahr 2023 stand ganz im Zeichen des Ausbaus des Compliance-Management-Systems in den Häusern zum Leben. Schwerpunkte waren die Einführung wichtiger neuer Richtlinien und die Überarbeitung der Regelwerke des Unternehmens. Wichtige Meilensteine waren dabei die Erlassung einer umfassenden Antikorruptions-Richtlinie sowie Regelungen zu den Themen Spenden und Sponsoring. Weiters startete 2023 die E-Learning-Serie „Compliance-Regeln einfach erklärt“. Begonnen wurde mit dem für alle Mitarbeiter*innen verpflichtenden E-Learning zum Thema Umgang mit Geschenken und Einladungen. 

Kernstück der Compliance-Aktivitäten 2023 war die erfolgreiche Einführung einer elektronischen Whistleblowing- Plattform (elektronisches Hinweisgeber*innensystem). Damit konnten wir die gesetzlichen Anforderungen nach dem Hinweisgeber*innenschutzgesetz fristgerecht umsetzen. Mit dieser Lösung besteht die Möglichkeit, Hinweise zu Rechtsverletzungen auf sichere und vertrauliche Weise – auch anonym – zu melden. Bei der eingesetzten Software handelt es sich um eine erprobte elektronische Plattform, die europaweit in Unternehmen verschiedener Branchen bereits im Einsatz ist und die eine zielorientierte und nachvollziehbare Bearbeitung und Erledigung von Meldungen ermöglicht. Das System ist von unabhängiger Stelle zertifiziert, gewährleistet Anonymität und Datensicherheit und erfüllt diesbezüglich die höchsten technischen Standards.

Interne Revision

Verbesserung von Führungs- und Überwachungsprozessen

Die Abteilung Interne Revision hat im vergangenen Jahr ihre Prüfungsarbeit, insbesondere in Form von Querschnittsprüfungen fortgesetzt. Dabei werden bestimmte Revisionsthemen über eine größere Anzahl von Organisationseinheiten geprüft. Das hat den Vorteil, dass Ursachen von Mängeln besser geortet und damit zielgerichteter beseitigt werden können. Gleichzeitig dienen die Ergebnisse den zuständigen Fachabteilungen zur Weiterentwicklung ihres internen Kontrollsystems (IKS) sowie der Anpassung von Regelwerken. Mit der im vergangenen Jahr nach einem umfassenden Auswahlprozess gefundenen Revisionsmanagement- Software audimexAGILE wird die Arbeit der Prüfer*innen künftig optimiert werden. In diesem digitalen Tool erfolgt die Prüfungsplanung genauso wie die Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen, die Dokumentation, die Berichterstellung, das Reporting sowie die Maßnahmenverfolgung.